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中欣氟材:董事会秘书工作制度
                                 时间:2020-11-09     查看公告原文           

浙江中欣氟材股份有限公司

董事会秘书工作制度

第一章 总则

第一条 为进一步规范浙江中欣氟材股份有限公司(以下简称“公司”)董

事会秘书的工作职责和程序,促使董事会秘书更好地履行职责,根据《中华人民

共和国公司法》(以下简称“《公司法》”)、《深圳证券交易所股票上市规则》和《浙

江中欣氟材股份有限公司章程》(以下简称“《公司章程》”)的有关规定,制定本

制度。

第二条 公司设董事会秘书一名,董事会秘书为公司高级管理人员,是公司

与深圳证券交易所之间的指定联络人。

公司设立董事会办公室,作为董事会秘书管理的信息披露事务部门。

第三条 董事会秘书对公司负有诚信和勤勉义务,不得利用职权为自己或他

人谋取利益。

第二章 董事会秘书的任职资格及聘任、解聘

第四条 董事会秘书应当具备履行职责所必需的财务、管理、法律等专业知

识,具有良好的职业道德和个人品质,并取得深圳证券交易所颁发的董事会秘书

培训合格证书。

有下列情形之一的人士不得担任公司董事会秘书:

(一)《公司法》第一百四十六条规定的任何一种情形;

(二)自受到中国证监会最近一次行政处罚未满 3 年的;

(三)最近 3 年受到过深圳证券交易所公开谴责或 3 次以上通报批评;

(四)本公司现任监事;

(五)深圳证券交易所认定不适合担任董事会秘书的其他情形。

第五条 公司董事或其它高管人员可以兼任董事会秘书。董事兼任董事会秘

书的,如某一行为需由董事、董事会秘书分别作出的,则该兼任董事及董事会秘

书的人不得以双重身份作出。

第六条 董事会秘书由董事长提名,经董事会聘任或解聘。

第七条 公司应当在有关拟聘任董事会秘书的会议召开五个交易日之前将

该董事会秘书的有关资料报送深圳证券交易所,深圳证券交易所自收到有关资料

之日起五个交易日内未提出异议的,董事会可以按照法定程序予以聘任。

第八条 公司聘任董事会秘书之前应当向深圳证券交易所报送下列资料:

(一)董事会推荐书,包括被推荐人符合深圳证券交易所任职资格的说明、

职务、工作表现及个人品德等内容;

(二)被推荐人的个人简历、学历证明(复印件);

(三)被推荐人取得的董事会秘书资格证书(复印件)。

第九条 公司在聘任董事会秘书的同时,还应当聘任证券事务代表,协助董

事会秘书履行职责。在董事会秘书不能履行职责时,由证券事务代表行使其权利

并履行其职责,在此期间,并不当然免除董事会秘书对公司信息披露事务所负有

的责任。

第十条 公司应当在董事会正式聘任董事会秘书、证券事务代表后及时公

告,拟聘任董事会秘书存在下列情形之一的,公司应当及时披露拟聘任该人士的

原因以及是否存在影响公司规范运作的情形,并提示相关风险:

(一)董事会秘书、证券事务代表聘任书或者相关董事会决议;

(二)董事会秘书、证券事务代表的通讯方式,包括办公电话、住宅电话、

移动电话、传真、通信地址及专用电子邮件信箱地址等;

(三)公司董事长的通讯方式,包括办公电话、移动电话、传真、通信地址

及专用电子邮件信箱地址等。

上述有关通讯方式的资料发生变更时,公司应当及时向深圳证券交易所提交

变更后的资料。

第十一条 公司解聘董事会秘书应当有充分的理由,不得无故将其解聘。

董事会秘书被解聘或者辞职时,公司应当及时向深圳证券交易所报告,说明

原因并公告。

董事会秘书有权就被公司不当解聘或者与辞职有关的情况,向深圳证券交易

所提交个人陈述报告。

第十二条 董事会秘书出现以下情形之一的,公司应当自该事实发生之日起

一个月内解聘董事会秘书:

(一)出现本制度第四条规定的不得担任董事会秘书的任何一种情形;

(二)连续 3 个月以上不能履行职责;

(三)在执行职务时出现重大错误或疏漏,给公司或投资者造成重大损失;

(四)有违反国家法律法规、部门规章、规范性文件、深圳证券交易所相关

规定或者《公司章程》,给公司或股东造成重大损失。

第十三条 公司应当在聘任董事会秘书时与其签订保密协议,要求其承诺在

任职期间以及在离任后持续履行保密义务直至有关信息披露为止,但涉及公司违

法违规的信息除外。

董事会秘书离任前,应当接受董事会、监事会的离任审查,在公司监事会的

监督下移交有关档案文件、正在办理或者待办理事项。

第十四条 董事会秘书被解聘或者辞职后,在未履行报告和公告义务,或者

未完成离任审查、档案移交等手续前,仍应承担董事会秘书的责任。

第十五条 公司董事会秘书空缺期间,董事会应当指定一名董事或者高级管

理人员代行董事会秘书的职责,并报深圳证券交易所备案,同时尽快确定董事会

秘书人选。公司指定代行董事会秘书职责的人员之前,由董事长代行董事会秘书

职责。

董事会秘书空缺期间超过 3 个月之后,董事长应当代行董事会秘书职责,直

至公司正式聘任董事会秘书。

第十六条 公司董事会秘书及证券事务代表每两年应至少参加一次由本所

举办的董事会秘书培训班。

第三章 董事会秘书的职责

第十七条 董事会秘书应当对公司和董事会负责,履行如下职责:

(一)负责公司信息对外公布,协调公司信息披露事务,组织制定公司信息

披露事务管理制度,督促公司和相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定;

(二)负责投资者关系管理和股东资料管理工作,协调公司与证券监管机构、

股东及实际控制人、证券服务机构、媒体等之间的信息沟通;

(三)组织筹备董事会会议和股东大会会议,参加股东大会会议、董事会会

议、监事会会议及高级管理人员相关会议,负责董事会会议记录工作并签字;

(四)负责公司信息披露的保密工作,在未公开重大信息泄露时,及时向深

圳证券交易所报告并披露;

(五)关注媒体报道并主动求证报道的真实性,督促公司董事会及时回复深

圳证券交易所问询;

(六)组织公司董事、监事和高级管理人员进行相关法律、行政法规、本制

度及相关规定的培训,协助前述人员了解各自在信息披露中的职责;

(七)督促董事、监事和高级管理人员遵守证券法律法规、深圳证券交易所

相关规定、公司章程及本制度,切实履行其所作出的承诺;在知悉公司作出或可

能作出违反相关规定的决议时,应当提醒相关人员,并立即向深圳证券交易所报

告;

(八)负责公司股权管理事务,保管公司董事、监事、高级管理人员、控股

股东及其董事、监事、高级管理人员持有本公司股份的资料,并负责披露公司董

事、监事、高级管理人员持股变动情况;

(九)《公司法》、中国证监会和深圳证券交易所要求履行的其他职责。

第十八条 公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件,董事、监事、财

务负责人及其他高级管理人员和相关工作人员应当支持、配合董事会秘书的工

作。

董事会秘书为履行职责,有权了解公司的财务和经营情况,参加涉及信息披

露的有关会议,查阅涉及信息披露的所有文件,并要求公司有关部门和人员及时

提供相关资料和信息。

董事会秘书在履行职责的过程中受到不当妨碍或者严重阻挠时,可以直接向

深圳证券交易所报告。

第四章 附则

第十九条 本制度未尽事宜,按照中国证监会、深圳证券交易所有关法律法

规及《公司章程》的规定执行。本制度与国家法律、法规、规章或监管规则等规

范性文件要求有冲突时,以国家法律、法规、规范性文件为准。

第二十条 本制度由公司董事负责解释和修订,经董事会会议通过之日起生

效。

浙江中欣氟材股份有限公司

2020 年 11 月

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